Was jeden Monat gleich abläuft, muss niemand abtippen.
Daten aus einem System holen, in ein anderes eintragen, zwischendurch jemanden erinnern. Solche Ketten laufen nach dem Umbau von selbst. Ihr Team greift nur noch ein, wenn etwas nicht zusammenpasst.
6–15
Stunden im Monat je umgebautem Ablauf, abhängig von Betriebsgröße und Zahl der Quellen.
- Belege aus dem Postfach geholt
- Beträge und Datum ausgelesen
- Zwei ohne Projektnummer
- Rest zur Freigabe gestellt
Vier Muster, die
überall gleich sind.
Die Branchen unterscheiden sich, die Zeitfresser nicht. In fast jedem Betrieb finden wir dieselben vier Muster wieder.
Belege lesen
und einsortieren
Rechnungen, Quittungen und Formulare werden erfasst, den richtigen Vorgängen zugeordnet und ins Zielsystem geleitet. Was nicht eindeutig ist, kommt auf einen Stapel zur Klärung statt still im falschen Ordner zu landen.
Daten zwischen
Systemen bewegen
Von A nach B, ohne Zwischenstopp in einer Excel-Datei. Zeiterfassung, Abwesenheiten, Stammdaten neuer Mitarbeitender. Genau hier entstehen die Tippfehler, die später in der Abrechnung auffallen.
Fristen im
Blick behalten
Befristung läuft aus, Probezeit endet, Bescheinigung fehlt. Die zuständige Person wird rechtzeitig erinnert, statt dass jemand eine Liste im Kopf führt.
Freigaben ohne
E-Mail-Kette
Mehrstufige Genehmigungen laufen als Ablauf: einreichen, weiterleiten, freigeben, bestätigen. Jeder Schritt ist nachvollziehbar, niemand sucht im Postfach nach dem Stand der Dinge.
Das Werkzeug folgt
dem Ablauf.
Wir verkaufen keine Lizenzen und verdienen an keinem Anbieter. Eine Präferenz haben wir trotzdem, und wir nennen sie: warum bei uns fast immer Claude läuft, samt der Nachteile. Was am Ende zum Einsatz kommt, entscheidet der Ablauf.
Auf eigenem Server
Erste Wahl, sobald Personaldaten im Spiel sind. Läuft in Ihrer Umgebung, die Daten verlassen sie nicht.
Schnell aufgesetzt
Viele fertige Anbindungen, geringer Einrichtungsaufwand. Gut für Abläufe ohne sensible Daten.
Für Text und Belege
Unsere Modellschicht, wo Inhalte gelesen, zugeordnet oder formuliert werden müssen. Nur mit Auftragsverarbeitungsvertrag und nie mit Personaldaten ohne Ihre ausdrückliche Freigabe.
Als Zielformat
Alles, was in die Abrechnung oder zur Steuerkanzlei geht, landet im erwarteten Format. Ohne Nacharbeit.
Datenschutz ist
kein Hindernis.
Nur Arbeit.
Die Frage kommt in jedem Erstgespräch. Sie ist berechtigt: In einer Lohnabrechnung stecken Angaben, die die DSGVO besonders schützt. Deshalb bauen wir Abläufe so, dass diese Felder gar nicht erst durch die automatisierten Schritte laufen.
Verarbeitung in der EU, auch beim Modell
Auftragsverarbeitungsvertrag ab Tag eins
Rollen- und Löschkonzept
Unterlage für den Betriebsrat
Sechs Wochen.
Dann läuft es.
Woche 1
Mitlaufen
Wir sitzen daneben, während Ihr Team arbeitet. Danach wissen wir, wo die Zeit verschwindet, und Sie bekommen eine Aufwandsschätzung.
Woche 2–3
Bauen
Der teuerste Ablauf zuerst. Auf Ihren Systemen, mit Ihren Rechten, in Ihrer Datenschutz-Wirklichkeit.
Woche 4–5
Gegenprüfen
Ein Monat parallel zur bisherigen Arbeitsweise. Erst wenn die Zahlen identisch sind, wird umgestellt.
Woche 6
Übergeben
Dokumentation, Einweisung, Notfallschalter. Sie können alles selbst ändern und uns trotzdem behalten.
Was ein Projekt kostet, hängt von der Zahl der Datenquellen, vorhandenen Schnittstellen und den abzubildenden Sonderfällen ab. Richtwerte und eine Schätzung für Ihre Betriebsgröße finden Sie im Rechner auf der Startseite. Die verbindliche Zahl bekommen Sie nach dem Erstgespräch.
Was am häufigsten
gefragt wird.
01Welche Abläufe eignen sich?
Alles, was regelmäßig gleich abläuft und heute per Hand zwischen zwei Systemen bewegt wird. Nicht geeignet ist, was Beurteilung erfordert: schwierige Gespräche, arbeitsrechtliche Einschätzungen, Ausnahmen, die jedes Mal anders liegen. Wenn ein Ablauf sich jeden Monat ändert, lohnt der Umbau meist nicht.
02Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Sie brauchen jemanden, der den Ablauf fachlich kennt, nicht jemanden, der programmiert. Nach der Übergabe kann Ihr Team Anpassungen selbst vornehmen. Wenn Sie das nicht wollen, übernehmen wir es.
03Was passiert, wenn ein Ablauf ausfällt?
Jeder Ablauf meldet sich, wenn etwas nicht durchläuft, und hat einen Notfallschalter. Der manuelle Weg bleibt in jedem Fall möglich. Deshalb prüfen wir auch einen Monat parallel, bevor umgestellt wird.
04Wir haben ein altes System ohne Schnittstelle.
Das ist eher die Regel als die Ausnahme. Wo keine Schnittstelle existiert, arbeiten wir über Export, Dateiablage oder gesteuerte Oberfläche. Es dauert länger, funktioniert aber. Wichtig ist, dass es nachvollziehbar und prüfbar bleibt.
05Muss der Betriebsrat zustimmen?
In den meisten Fällen ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG genügt es, dass ein System zur Überwachung objektiv geeignet ist. Wir planen die Beteiligung von Anfang an ein und bereiten eine verständliche Systembeschreibung vor. Was in eine Betriebsvereinbarung gehört.
Welcher Ablauf
nervt Ihr Team
am meisten?
Dreißig Minuten an genau diesem Ablauf. Danach wissen Sie, ob sich ein Umbau rechnet, und haben eine Aufwandsschätzung. Wenn es sich nicht lohnt, sagen wir das.