Wir sitzen im Erstgespräch, der Ablauf ist besprochen, die Ersparnis gerechnet. Dann kommt die Frage, die alles verzögert: „Müssen wir da den Betriebsrat fragen?“ Wer an dieser Stelle improvisiert, verliert Monate. Wer vorbereitet ist, hat die Vereinbarung in drei bis sechs Wochen stehen.
Dieser Beitrag beschreibt, was in eine Betriebsvereinbarung für KI-gestützte Abläufe in Lohn, Personal und Buchhaltung gehört. Er ersetzt keine anwaltliche Prüfung, aber er sorgt dafür, dass Sie nicht bei null anfangen.
1. Warum § 87 BetrVG fast immer greift
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen.
Damit fällt fast jede Automatisierung in diesen Bereich. Ein Ablauf, der Stundenzettel einliest und Abweichungen markiert, kann auswerten, wer regelmäßig zu spät abgibt. Das reicht bereits. Dasselbe gilt für Onboarding-Abläufe, die Bearbeitungszeiten protokollieren, oder für eine Belegerfassung, die erfasst, wer Reisekosten wie schnell einreicht.
Praktisch heißt das: Gehen Sie davon aus, dass die Mitbestimmung greift. Die Prüfung, ob im Einzelfall vielleicht doch nicht, kostet meist mehr Zeit als die Vereinbarung selbst.
Was passiert, wenn Sie es übergehen
Wird ohne Beteiligung eingeführt, kann der Betriebsrat die Unterlassung gerichtlich durchsetzen. Das bedeutet im schlimmsten Fall: Der Ablauf läuft, ist bezahlt, und muss abgeschaltet werden. Wir haben das einmal von außen miterlebt. Es war teuer und vollständig vermeidbar.
2. Was seit dem 2. August 2026 dazugekommen ist
Seit dem 2. August 2026 gelten die Pflichten der EU-KI-Verordnung für Hochrisiko-Systeme. Anhang III listet unter Nummer 4 ausdrücklich KI-Systeme in Beschäftigung und Personalmanagement. Das betrifft nicht jede Automatisierung, aber deutlich mehr, als viele annehmen.
Für Lohn- und Buchhaltungsabläufe ist das eine gute Nachricht: Eine Übergabe von Zeiterfassung nach DATEV bewertet niemanden. Sobald aber Bewerbungen vorsortiert, Leistungen verglichen oder Auffälligkeiten einzelnen Personen zugeordnet werden, ändert sich die Einordnung.
Zwei Pflichten, die unabhängig davon gelten
- KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO): Wer KI-Systeme betreibt, muss dafür sorgen, dass die damit befassten Personen ausreichend geschult sind. Diese Pflicht gilt bereits seit 2025 und ist unabhängig von der Risikoklasse.
- Menschliche Aufsicht: Bei Hochrisiko-Systemen muss eine qualifizierte Person die Ergebnisse überprüfen und eingreifen können. Ein Ablauf, der ohne Kontrolle durchläuft, erfüllt das nicht.
Bei Verstößen gegen die Hochrisiko-Pflichten sind Bußgelder bis 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vorgesehen. Für einen Mittelständler ist das nicht die realistische Gefahr, wohl aber die Auseinandersetzung mit Betriebsrat und Aufsichtsbehörde.
3. Die neun Punkte einer brauchbaren Vereinbarung
Eine Betriebsvereinbarung, die im Alltag trägt, beantwortet neun Fragen. Wir gehen sie mit unseren Kunden vor der Umsetzung durch, weil sich daraus oft ergibt, dass der Ablauf anders gebaut werden muss.
| Punkt | Was geregelt wird |
|---|---|
| 1. Geltungsbereich | Welche Abläufe, welche Abteilungen, welche Beschäftigtengruppen. Bewusst eng fassen: Eine Vereinbarung für „alle KI im Unternehmen“ wird nie fertig. |
| 2. Zugelassene Systeme | Welche Werkzeuge konkret, in welcher Fassung, auf welchem Server. Eine Anlage, die sich ohne Neuverhandlung fortschreiben lässt, spart später Arbeit. |
| 3. Zweck | Wofür das System eingesetzt wird, und ausdrücklich, wofür nicht. Der Ausschluss ist der Teil, der dem Betriebsrat Sicherheit gibt. |
| 4. Datenarten | Welche Felder verarbeitet werden. Bei Lohndaten ist hier besondere Sorgfalt nötig, weil besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO betroffen sind. |
| 5. Keine Leistungskontrolle | Ausdrückliches Verbot, die anfallenden Daten für Verhaltens- oder Leistungsbewertung zu nutzen. Ohne diesen Punkt wird kein Betriebsrat unterschreiben. |
| 6. Menschliche Entscheidung | Wer prüft, wer entscheidet, wer korrigiert. Wichtig ist die Festlegung, dass keine Maßnahme allein aufgrund eines Systemergebnisses erfolgt. |
| 7. Löschfristen | Wann Protokolle und Zwischenstände verschwinden. Erfahrungsgemäß der Punkt, der in der Umsetzung am häufigsten vergessen wird. |
| 8. Rechte der Beschäftigten | Auskunft, Widerspruch, Beschwerdeweg. Eine benannte Anlaufstelle wirkt mehr als drei Absätze Verfahrensbeschreibung. |
| 9. Schulung und Überprüfung | Wer wird wie geschult, wann wird die Vereinbarung überprüft. Ein jährlicher Termin genügt meist. |
4. Zwei Formulierungen, die Streit ersparen
Zwei Punkte führen in den Verhandlungen fast immer zu Diskussionen. Wenn Sie sie von Anfang an klar formulieren, geht der Rest meist zügig.
Der Ausschluss der Leistungskontrolle
Eine bewährte Richtung: Die im Rahmen des Systems anfallenden Daten werden nicht zur Überwachung von Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter ausgewertet. Auswertungen erfolgen ausschließlich aggregiert und ohne Rückschluss auf einzelne Personen. Verstöße gegen diese Zusage begründen ein Verwertungsverbot.
Der letzte Satz ist der wichtige. Er macht aus einer Absichtserklärung eine Zusage mit Folgen.
Der Umgang mit Ausnahmen
Jeder automatisierte Ablauf produziert Fälle, die jemand ansehen muss. Halten Sie fest, dass diese Prüfung fachlich erfolgt und nicht dazu dient, Auffälligkeiten einzelnen Personen zuzurechnen. Wer drei Monate in Folge unvollständige Stundenzettel abgibt, ist ein Thema für das Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem, nicht für eine automatische Auswertung.
5. Wie der Ablauf in der Praxis aussieht
In Betrieben mit funktionierendem Betriebsrat hat sich diese Reihenfolge bewährt:
- Frühe Information statt fertiger Vorlage. Nach § 90 BetrVG ist der Betriebsrat über die Planung zu unterrichten. Wer erst mit dem fertigen Vertrag kommt, verhandelt gegen Misstrauen.
- Eine verständliche Systembeschreibung. Zwei Seiten, die erklären: Was liest das System, was tut es, was sieht es nicht. Ohne Fachbegriffe. Das ist die Unterlage, die wir für unsere Kunden erstellen.
- Entwurf gemeinsam durchgehen. Die neun Punkte von oben, Absatz für Absatz.
- Testbetrieb mit Beteiligung. Der Betriebsrat sieht den Parallelbetrieb mit. Das nimmt mehr Sorge als jede Zusicherung.
- Unterzeichnung, dann Produktivbetrieb. Nicht umgekehrt.
6. Fehler, die wir regelmäßig sehen
- Zu weit gefasst. „Diese Vereinbarung regelt den Einsatz künstlicher Intelligenz im Unternehmen.“ Solche Entwürfe werden nie unterschrieben, weil niemand absehen kann, was er da zustimmt. Eng anfangen, später erweitern.
- Technisch statt verständlich. Ein Betriebsrat muss die Beschreibung Kolleginnen und Kollegen erklären können. Wo „Webhook“ steht, verlangt jemand zu Recht eine Übersetzung.
- Löschfristen ohne Umsetzung. In der Vereinbarung stehen sechs Monate, im System läuft nichts, was löscht. Das fällt spätestens bei der ersten Prüfung auf.
- Der Dienstleister taucht nicht auf. Wenn ein externer Partner Zugriff hat, gehört das hinein, samt Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Keine Regelung für Änderungen. Jedes Werkzeug bekommt Aktualisierungen. Ohne Verfahren dafür ist die Vereinbarung nach dem ersten größeren Versionssprung überholt.
Was das für ein Automatisierungsprojekt bedeutet
Die Mitbestimmung ist kein Hindernis, sondern ein Terminplan. Wer sie einplant, verliert nichts. Wer sie übergeht, riskiert, einen fertigen Ablauf wieder abschalten zu müssen.
Wir bereiten für unsere Kunden die Systembeschreibung vor und gehen die neun Punkte im Projekt mit durch, bevor gebaut wird. Nicht als Rechtsberatung, sondern weil sich daraus regelmäßig ergibt, dass ein Ablauf anders geschnitten werden muss: weniger Daten, kürzere Aufbewahrung, klarere Übergabe an den Menschen.
