Stundenliste rein.
DATEV-Datei raus.
Zeiten aus verschiedenen Quellen zusammensuchen und abtippen kostet ein Lohnbüro sechs bis zwölf Stunden im Monat. Nach dem Umbau kommt die fertige Datei an, samt Liste der Fälle, die jemand ansehen sollte.
6–12
Stunden, die vor der eigentlichen Abrechnung anfallen. Genau die bauen wir um.
- Stundenzettel eingelesen
- Abwesenheiten abgeglichen
- Abweichungen markiert
- DATEV-Datei erzeugt
Alles vor dem
eigentlichen Lauf.
Die Abrechnung selbst macht weiter DATEV oder Ihre Lohnsoftware. Wir setzen davor an, wo die Zeit tatsächlich verschwindet.
Zeiten einsammeln
Aus Zeiterfassung, Schichtplan, Excel oder Papierzettel. Auch aus mehreren Filialen mit unterschiedlichen Ständen. Was fehlt, wird gemeldet, statt still zu fehlen.
Abwesenheiten abgleichen
Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Kurzarbeit. Rückwirkende Meldungen werden erkannt und zur Prüfung vorgelegt, nicht überschrieben. Genau daran scheitern Läufe sonst.
Zuschläge und Sonderfälle
Nacht, Sonntag, Feiertag, Schichtmodelle, betriebliche Sonderregeln. Einmal sauber abgebildet, danach jeden Monat gleich gerechnet.
Plausibilität prüfen
Ausreißer nach oben und unten, fehlende Tage, unmögliche Kombinationen. Auffälligkeiten landen auf einer Liste, bevor der Lauf startet, nicht in der Korrektur danach.
Übergabedatei erzeugen
Im Format, das Ihre Abrechnung erwartet. DATEV Lohn und Gehalt, LODAS oder ein anderer Export. Verschlüsselt, an einen definierten Empfänger, protokolliert.
In Lohndaten
steckt mehr,
als man denkt.
Kirchensteuermerkmal, Gewerkschaftsbeitrag, Krankheitszeiten: Das sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, für die strengere Regeln gelten. Deshalb schneiden wir Abläufe so, dass diese Felder gar nicht erst durch die automatisierten Schritte laufen. Die Zeitwirtschaft arbeitet mit Stunden und Kennzeichen, nicht mit Diagnosen.
Erst die fertige Übergabedatei führt alles zusammen, und die geht verschlüsselt an genau einen Empfänger.
Was Lohnbüros
zuerst fragen.
01Rechnet das die Löhne selbst?
Nein, und das ist Absicht. Die eigentliche Abrechnung bleibt in DATEV oder Ihrer Lohnsoftware, mit allem, was dort an Rechtsstand gepflegt wird. Wir automatisieren die Vorarbeit davor. Das ist der Teil, der Zeit kostet und keinen Rechtsstand braucht.
02Was passiert bei rückwirkenden Änderungen?
Eine Krankmeldung, die nach dem Lauf eintrifft, ist der klassische Fall, an dem Automatisierung scheitert. Deshalb überschreibt der Ablauf nichts still: Rückwirkende Änderungen werden erkannt, markiert und zur Entscheidung vorgelegt.
03Funktioniert das mit unserer Zeiterfassung?
In der Regel ja. Wo eine Schnittstelle existiert, nutzen wir sie. Wo nur ein Export möglich ist, arbeiten wir damit. Auch Excel-Listen aus mehreren Filialen sind kein Ausschlusskriterium, sie sind eher der Normalfall.
04Was, wenn die Zahlen nicht stimmen?
Deshalb läuft ein Monat parallel zur bisherigen Arbeitsweise. Erst wenn die Ergebnisse identisch sind, wird umgestellt. Bis dahin ändert sich für Ihr Lohnbüro nichts.
05Was kostet das?
Das hängt davon ab, aus wie vielen Quellen die Zeiten kommen, ob es eine Schnittstelle gibt und wie viele Sonderregeln abzubilden sind. Richtwerte und eine Schätzung für Ihre Betriebsgröße finden Sie im Rechner. Die verbindliche Zahl bekommen Sie nach dem Erstgespräch.
Wie lange dauert
Ihre Vorarbeit?
Dreißig Minuten an Ihrem Lohnlauf. Danach wissen Sie, welche Schritte sich umbauen lassen und was das ungefähr kostet. Wenn es sich nicht lohnt, sagen wir das.