Wir automatisieren den Teil, den keiner mag.
Lohnabrechnung, Belege, Onboarding, Meldungen. Ein Betrieb mit fünfzig Leuten verliert damit rund 46 Stunden im Monat. Wir bauen die Automatisierung, die das erledigt, und übergeben sie so, dass sie auch ohne uns läuft.
Keine Folien. Kein Pilot im Nirgendwo. Kein Werkzeug, das nach vier Wochen niemand mehr öffnet.
47
Abläufe in Lohn, Personal und Buchhaltung, die heute ohne Handarbeit durchlaufen.
6 Wo.
davon ein Monat Parallelbetrieb, bevor umgestellt wird.
- 06:00:02Stundenzettel aus 4 Filialen eingelesen212OK
- 06:00:09Abwesenheiten abgeglichen38OK
- 06:00:15Zuschläge nach Schichtmodell berechnet1.106OK
- 06:00:21Schichtplan gegen Zeiterfassung3Prüfen
- 06:00:26Reisekostenbelege kontiert214OK
- 06:00:31Buchungsstapel für die Kanzlei1Bereit
3 Fälle vorgelegt, Rest erledigt
Drei Baustellen.
Ein Bautrupp.
Wir fangen dort an, wo Arbeit doppelt passiert: zwischen zwei Systemen, die sich nichts erzählen. Meistens ist das der teuerste Ort im Unternehmen.
Personal ohne
Postfach-Archäologie
Onboarding mit Vertrag, Zugängen, Checkliste und Meldungen. Bescheinigungen auf Zuruf. Eine Personalakte, die sich selbst vollständig hält.
Lohnlauf, der nicht
am 12. fertig wird
Zeiterfassung, Schichten und Zuschläge zusammengeführt. Abweichungen fallen vor dem Lauf auf, nicht danach. Export nach DATEV oder in Ihre Abrechnung.
Belege, die sich
selbst buchen
Eingangsrechnungen erkannt, kontiert, freigegeben. Der Buchungsstapel liegt fertig für die Steuerkanzlei bereit.
Ein Dienstag
im Lohnbüro.
Einmal so, wie er heute meistens aussieht. Einmal so, wie er aussieht, wenn die stumpfen Teile jemand anders macht.
- Stundenzettel aus vier Filialen zusammensuchen. Zwei fehlen.
- Zuschläge von Hand nachrechnen, weil Schichtplan und Abrechnung unterschiedlich zählen.
- Reisekostenbelege aus dem Postfach ziehen, umbenennen, ablegen.
- Rückfrage aus der Buchhaltung zu einer Abrechnung aus dem März.
- Zwei Eintritte zum Ersten sind noch nicht angemeldet. Morgen.
Σ 6,5 Stunden
Arbeit, die niemand vermissen würde.
- Stundenzettel eingelesen, Abwesenheiten abgeglichen. Ohne Zutun.
- Drei Abweichungen markiert und der Sachbearbeitung vorgelegt.
- Die drei Fälle geklärt. Das war die eigentliche Arbeit.
- Belege sind kontiert, der Stapel liegt für die Kanzlei bereit.
- Zeit für die Fälle, bei denen jemand nachdenken muss.
Σ 1,5 Stunden
und die sind fachlich sinnvoll.
Was kostet Sie
das von Hand?
Ziehen Sie den Regler auf Ihre Betriebsgröße. Die Schätzung beruht auf dem, was wir in bisherigen Projekten gemessen haben.
46 Std.
Zusammensuchen, abtippen, abgleichen, nachfassen in Lohn, Personal und Buchhaltung.
28.704 €
4.750 €
4 Mon.
Sechs Wochen.
Dann läuft es.
Wir arbeiten in einem Rutsch durch. Kein Discovery-Quartal, keine Workshop-Serie. Nach Woche zwei sehen Sie das erste Stück in echt laufen.
-
Mitlaufen
Wir sitzen daneben, während Ihr Team arbeitet. Zwei Tage später wissen wir, wo die Zeit verschwindet.
-
Bauen
Der teuerste Ablauf zuerst. Auf Ihren Systemen, mit Ihren Rechten, in Ihrer Datenschutz-Wirklichkeit.
-
Gegenprüfen
Ein Monat parallel: Mensch gegen Maschine. Erst wenn die Zahlen identisch sind, wird umgestellt.
-
Übergeben
Dokumentation, Schulung, Notfallschalter. Sie können alles selbst ändern und uns trotzdem behalten.
Personaldaten
bleiben, wo sie
hingehören.
Die Frage kommt in jedem Erstgespräch, meistens als Erstes. Deshalb steht sie hier und nicht im Kleingedruckten. Womit wir bauen und warum, steht im Werkzeugvergleich.
Claude als Modellschicht, über die Schnittstelle
Verarbeitung in der EU, auch beim Modell
Auftragsverarbeitungsvertrag ab Tag eins
Rollen- und Löschkonzept
Unterlage für den Betriebsrat
Richtwerte jetzt.
Die genaue Zahl
nach dem Gespräch.
Damit Sie einschätzen können, ob das überhaupt in Ihren Rahmen passt, nennen wir hier Erfahrungswerte aus bisherigen Projekten. Was bei Ihnen herauskommt, hängt von drei Dingen ab, die wir im Erstgespräch durchgehen.
Ein einzelner Ablauf
Lohnvorbereitung, Belegerfassung oder Onboarding. Aufgenommen, gebaut, einen Monat gegengeprüft, dokumentiert übergeben.
Mehrere Abläufe
Wenn Lohn, Personal und Buchhaltung zusammenhängen und die Übergaben dazwischen das eigentliche Problem sind. Sechs Wochen bis zum Produktivbetrieb.
Betrieb und Anpassung
Optional. Sie können alles selbst ändern, die Dokumentation gehört Ihnen. Wenn Sie es abgeben wollen, machen wir das.
Erstgespräch
Dreißig Minuten an einem konkreten Ablauf. Danach wissen Sie, ob sich der Umbau rechnet, und bekommen eine Aufwandsschätzung. Kein Verkaufsgespräch.
Drei Dinge bestimmen den Aufwand, und wir kennen sie erst, wenn wir hingesehen haben:
Eine saubere Zeiterfassung ist ein anderer Aufwand als vier Filialen mit drei Excel-Ständen. Der größte Hebel.
Wo eine vorhanden ist, geht es schnell. Wo nur ein Export existiert, dauert es. Ganz ohne wird es aufwendig, geht aber.
Zuschläge, Schichtmodelle, gewachsene Ausnahmen. Jede Regel muss abgebildet und geprüft werden.
Wann sich das nicht lohnt: Bei weniger als etwa fünfzehn Mitarbeitenden, bei Abläufen, die sich jeden Monat ändern, und überall dort, wo die eigentliche Arbeit Beurteilung ist und nicht Abtippen. Das sagen wir im Erstgespräch, nicht nach der Rechnung.
Die Fragen,
die eh kommen.
01Ersetzt das unsere Leute?
Nein. Wir nehmen ihnen die Arbeit ab, für die niemand ausgebildet wurde: suchen, abtippen, abgleichen. Entscheidungen, Ausnahmen und der Umgang mit Menschen bleiben im Team. Dafür bleibt danach Zeit.
02Was ist mit DSGVO und Betriebsrat?
Verarbeitung in der EU, auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server. Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen- und Löschkonzept ab Tag eins. Das gilt auch für die Modellschicht: Wir setzen Claude in einer EU-Region ein, Ihre Eingaben werden dort nicht zum Training verwendet. Für den Betriebsrat bereiten wir eine verständliche Beschreibung vor, was das System sieht und was nicht.
03Wir haben ein altes System ohne Schnittstelle.
Das ist eher die Regel als die Ausnahme. Wenn keine Schnittstelle existiert, arbeiten wir über Export, Dateiablage oder gesteuerte Oberfläche. Wichtig ist, dass es nachvollziehbar und prüfbar bleibt.
04Was kostet das?
Ein einzelner, klar umrissener Ablauf liegt meist zwischen 2.500 und 5.000 Euro. Größere Pakete mit mehreren Abläufen zwischen 8.000 und 20.000 Euro. Wir rechnen je Projekt ab: keine monatliche Pauschale, keine laufenden Lizenzkosten für unsere Arbeit. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie eine Zahl, keine Spanne.
05Und wenn es nicht funktioniert?
Wir schalten erst um, wenn ein Monat Parallelbetrieb identische Ergebnisse geliefert hat. Bis dahin läuft Ihre bisherige Arbeitsweise unverändert weiter. Wenn sich ein Umbau vorher als sinnlos herausstellt, sagen wir das. Das kommt öfter vor, als es dem Geschäft guttut.
Reden wir
über Ihren
Dienstag.
Dreißig Minuten, ein Ablauf, eine ehrliche Einschätzung. Wenn sich Automatisierung bei Ihnen nicht lohnt, sagen wir das. Dann haben Sie eine halbe Stunde investiert statt ein halbes Jahr.
Umgeschaltet wird erst, wenn ein Monat Parallelbetrieb identische Zahlen geliefert hat. Bis dahin läuft Ihre Abrechnung unverändert weiter.